Digitalisasi Arsip, Dispora Serahkan Arsip ke DPK Kaltim untuk Dimusnahkan
SEPUTARNUSANTARA, SAMARINDA – Beberapa waktu lalu, Dinas Pemuda dan Olahraga (Dispora) Kaltim telah memusnahkan 4.479 berkas arsip statis. Selain melakukan pemusnahan, Dispora juga menyerahkan 142 arsip berkas ke Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kaltim.
Ke depannya, Dispora Kaltim akan merancang peralihan pengolahan arsip dari konvensional berupa fisik dokumen, ke dalam bentuk arsip digital. Kabid Peningkatan Prestasi Olahraga Dispora Kaltim, Rasman Rading menuturkan hal ini dilakukan untuk modernisasi pengelolaan dokumen pemerintah daerah.
“Karena kalau terus-terusan menyimpan dokumen berbentuk fisik, akan terjadi penumpukan dan menghabiskan banyak ruang,” jelas Rasman.
Selain itu, menurut pendapatnya penyimpanan dokumen dalam bentuk digital akan memudahkan proses pencarian ke depannya. Dia menambahkan, arsip digital juga akan lebih mudah disimpan, dengan lebih aman.
Dia memastikan, meskipun dokumen fisik dari arsip-arsip tersebut sudah dihancurkan, namun data penting dari arsip tersebut tetap terjaga dengan baik karena sudah mengalami proses alih media.
Program ini diharapkan bisa mengurangi beban administrasi sekaligus menjaga keberlanjutan informasi yang masih relevan. “Kami hanya memusnahkan arsip yang sudah lebih dari sepuluh tahun dan tidak lagi diperlukan untuk operasional dinas,” sambungnya.
“Proses ini dilakukan dengan sangat hati-hati untuk memastikan tidak ada dokumen yang seharusnya disimpan,” pungkasnya.